Genom alla tider har människor samlats kring ett bord för att diskutera eller hålla föredrag. En konferens är ett slags möte och ett perfekt tillfälle att samla både anställda och kollegor för att faktiskt kunna diskutera och samtala utanför arbetet. Det är dessutom ett ypperligt tillfälle att lära känna varandra utanför arbetsplatsen. En konferens bör alltid vara välplanerad. Den här typen av mötesform förekommer mycket ofta i både myndigheter, företag och intresseorganisationer. Intresseorganisationerna diskuterar frågor som rör deras organisation och myndigheter diskuterar ofta statistik och projektutveckling, hur något bör eller ska förändras.
Konferenser är dessutom en vanlig mötesform för personer som arbetar som forskare. Forskare använder sig oftast av tidskrifter för att redovisa sina forskningsresultat men konferenser är också en viktig del av detta arbete. För att delta i en sådan konferens måste forskaren minst ett år innan konferensen skicka in uppgifter om resultaten av den forskning som gjorts. För forskare är en konferens en nödvändig del av arbetet, då det är där de knyter nya kontakter med bland annat andra forskare som oftast är intresserade av samma område som presentatören. Lyckligtvis är dessa konferenser uppdelade i olika teman. Dessa konferenser kan ha flera hundra presentationer och ännu fler deltagare. Mindre konferenser brukar vanligen kallas för seminarier. En större konferens kan även delas upp i flera mindre seminarier där ett mindre antal personer lyssnar och sedan kommer med synpunkter på föredraget. I Sverige finns det även något som kallas Uppbyggelsekonferenser, och dessa innebär helt enkelt att kristna kyrkor och organisationer under sommaren och storhelger samlas och har olika seminarier. Det finns alltså en hel del underrubriker till vad en konferens är.
Hitta till konferenshotellet
Konferensbokningarna blir allt fler och behovet av möteslokaler ökar i rask takt. Mötessektorn har fullt upp med att hitta unika aktiviteter och upplägg för att locka kunder till respektive anläggning. Parallellt med detta har intresset flyttat ut från större städers centrumstråk till dess periferi. – I viss utsträckning kan man se något av en trend i en sådan riktning. Naturen och lugnet är en allt mer eftertraktad del av konferensvistelserna och många anläggningar attraherar besökare med sin naturnära position.
Snabba kommunikationer till konferensen
En förutsättning för att kunna hålla möten en bit från stan, är att det finns bra kommunikationer. Tid är en viktig faktor som inte kan förbises! Att minimera restiderna blir också en än viktigare del av planeringen då man har gäster från andra städer eller kanske även kontinenter. Konferenshotell i anslutning till en flygplats har en naturlig koppling till långväga gäster och runt Arlanda finns ett antal slott och Herrgårdar som renoverats för att möta intresset.
Vägbeskrivning och resväg till konferens
Att hitta ut till de olika konferenshotell som finns i trakten är inte alltid helt enkelt. Även om vi idag kan förlita oss på GPS och skyltar, är resealternativen många. Inte minst om man skall åka flyg/tåg/båt eller buss och inte är bekant med området. Vissa av Sveriges konferensanläggningar har jobbat hårt för att erbjuda bra och smidiga beskrivningar. Detta underlättar inte bara för bokningsbolag och kunder, utan också för intresserade som vill få en uppfattning om restider och möjliga transportmedel.
Kostnader för en konferens
Vad en konferens kan kosta varierar mycket. Allt beror på hur stor konferensen är, vilken slags lokal du har hyrt och hur många deltagare som kommer. Du måste räkna med all mat för deltagarna, transporten för eventuell utrustning och gäster. Om gästerna ska äta under själva konferensen eller delta i någon aktivitet före eller efter får man lägga till de kostnaderna också. Kostnaderna för vad som ordnas innan konferensen och efter är inte att förglömma. Är det en stor konferens som man anordnar kan städhjälp vara en god idé om man inte har många vänner som vill ställa upp dagen efter.
Ta hjälp av kunniga konferensarrangörer som tar hand om din konferensbokning och tar fram riktigt bra priser.
Finns en cateringfirma med i bilden får man även räkna med kostnaderna för serveringspersonalen som man anlitat under dagen eller kvällen. Att få en exakt summa på vad en konferens kan tänkas kosta är väldigt svårt. Om man anser att man själv inte kommer kunna hålla ordning på sin budget är det en god idé att ha en konferensarrangör som hjälper till med att räkna på vad allting kommer att kosta. Denne kan även se till att ta ned dig på jorden igen när idéerna blir lite för många. För att få ett bra pris är det alltid bra att ringa olika konferensarrangörer och även höra sig för om vilka de samarbetar med och vad de kan erbjuda dig som kund. Om det är något du verkligen vill ha på din konferens som inte finns är det bara att söka vidare.
Konferensmiljö
När man ska anordna en konferens är det viktigt att tänka på sin omgivning. Är det en mindre konferens kanske det finns utrymme för att hålla mötet utomhus? Är det ett mer konventionellt möte är det dock möjligen smidigast att hålla det inomhus så att man lättare har tillgång till sin utrustning. Detta gäller definitivt ett större evenemang om man vill lyckas få sina gästers uppmärksamhet. En unik och spännande omgivning är alltid trevligt, det finns inget bättre än att se sina gäster le lite mer än vanligt. Vad för slags omgivning man väljer till sin konferens bör spegla själva konferensens syfte.
Är det en konferens för ett företag kan det vara trevligt att förlägga konferensen till exempelvis en stadskärna, där det finns flera möjligheter till aktiviteter i närheten. Ett mindre företag hade säkerligen uppskattat att man efter konferensen hittade på något tillsammans med gruppen. Det finns konferenslokaler där man kan ägna sig åt promenader längs havet, golf eller tennis. Är man ute efter en mer avslappnad atmosfär kan kanske en lokal som erbjuder bastu eller ett gym vara något att satsa på. Det finns inga dåliga idéer, bara fantasin sätter gränser. Sverige är ett stort land och det funkar lika bra att ordna en konferens i Luleå som i Smygehuk. Ta bara hänsyn till hur långt konferensgästerna måste resa.
Att anordna en konferens är som sagt ett bra tillfälle att umgås utanför arbetsplatsen och diskutera andra ämnen. Att hitta på något efteråt stärker också banden mellan kollegor såväl som chefer. Det kan vara svårt att själv hitta den omgivning man söker efter och återigen kan det vara en god idé att anlita en konferensbyrå eller en konferensarrangör. Ofta erbjuder de själva lokaler i olika områden. Om dessa alternativ inte fungerar kan arrangören säkerligen hjälpa till med att hitta något som passar för just din konferens eller din smak. När man anordnar en konferens kan det alltid vara trevligt för gästerna att överraskas. Det behöver inte vara någon påkostad eller överdimensionerad sak, utan bara något litet som visar att du tänkt på din gäst.
Ett exempel på detta kan vara en personlig hälsning vid deras bord eller en blomma som vilar på tallriken, allt beroende på hur personlig du vill vara.
Konferensutrustning
Vad som kan tänkas behövas till en konferens är väldigt olika. Ännu en gång bör allt anpassas till vad själva syftet med konferensen är. Är det en stor konferens lär det med största säkerhet behövas någon slags mikrofon och ljudanläggning så att gästerna kan höra vad som sägs på scen. Många gånger kan det vara klurigt att installera sådana själv om man inte har gjort det innan, vilket antingen någon man står nära eller möjligtvis konferensarrangören kan hjälpa till med. Anlitar du en konferensarrangör kan de ordna allt från ljudanläggning till projektorer och hjälpa dig med det mesta.
Om konferensen är tillräckligt liten för att alla ska kunna höra föredraget kan det vara bra att ha någonstans att skriva så att alla ser. Handlar mötet om mycket statistik eller liknande frågor kan det vara bra med en projektorduk som hänger i en någorlunda bra storlek i förhållande till antalet gäster så att alla har möjlighet att se och hänga med i vad som händer. Har man inte tillgång till en projektorduk kan ett alternativ vara att skriva ut presentationen så att varje person får en kopia av presentationen.
Även om man har tillgång till en projektorduk kan det vara trevligt att få presentationen i pappersform då man efter konferensen gärna kollar igenom vad som sades under dagen och vad det var som presenterades. Det är även lättare att göra anteckningar på den sidan som är relevant för ämnet, och gör det därmed lättare att återkomma med frågor vid en senare tidpunkt.
Har du inte utrustningen som du behöver och behöver hyra något finns det flera företag som kan stå till tjänst med detta. Finns en konferensarrangör med i bilden kan denne också lösa det åt dig.
Konferensarrangör
Att arrangera en konferens. Att anordna en egen konferens är inte alltid det lättaste. Det finns väldigt mycket att tänka på för att få en konferens så lyckad som bara möjligt. Många använder sig oftast av lokaler som exempelvis hotell eller andra företag kan bistå med. Om man känner att det är en för stor konferens för att ta hand om allt själv kan man också anlita en konferensbyrå eller en konferensarrangör. Dessa hjälper och underlättar arbetet för dig avsevärt. En konferensarrangör måste vara med från början i planeringen av var konferensen skall hållas, hur länge den ska vara, hur mat ska organiseras samt om övernattningsmöjligheter behövs. Är det en stor konferens där mat och dryck skall finnas kan det vara bra att ha en konferensarrangör som kollar upp om någon av gästerna har några allergier, behöver hjälp med transport eller liknande.
En konferensarrangör behöver också veta var deltagarna ska äta (på anläggningen eller på restaurang?) och vad som skall serveras. Behövs det en cateringfirma kan arrangören även bistå med att hitta en passande sådan. Det är dock viktigt att dina åsikter framförs och att det blir som du vill ha det. Det finns många cateringfirmor att välja mellan och minst en kommer att kunna erbjuda dig den typen av paket du är ute efter. Se även till att dessa kan bidra med dukning och tillbehör. Är det en stor konferens kan det bli väldigt mycket extraarbete att själv leta efter hundratals bestick och andra tillbehör. Är det en konferens där många framföranden ska ske är det viktigt att se till att den som framför sitt tal syns tydligt. Kanske behövs det en spotlight på personen? En scen är egentligen det mest optimala. Den som ska framföra en presentation bör tänka på att prata högt och tydligt, ha ett förberett tal och mycket pondus.
Ett längre tal kräver mer eller mindre några skämt emellanåt för att folkmassan fortfarande ska lyssna. Händer det mycket runtomkring kan det vara svårt för både gäster och talare att hålla koncentrationen.
Konferens i Göteborg
Konferenser är viktiga händelser för många organisationer och företag, och det finns många platser att välja mellan för att hålla en lyckad konferens. Göteborg är en populär destination för konferenser, tack vare stadens utmärkta faciliteter och lättillgängliga läge. I denna artikel kommer vi att titta närmare på vad Göteborg har att erbjuda för organisationer som vill hålla en konferens i staden, inklusive de bästa konferenslokalerna, hotellen och aktiviteterna som finns tillgängliga för besökare.
Konferenshotell i Stockholm
Är du på jakt efter det perfekta konferenshotellet i Stockholm? Då finns det gott om alternativ att välja bland. Stockholm är känt för sin vackra skärgård, rika kultur och fantastiska restauranger, men staden har också en mängd konferenshotell som erbjuder moderna faciliteter och bekvämligheter för företagsevenemang. I denna artikel går vi igenom några av de bästa alternativen för konferenshotell i Stockholm, med fokus på läge, storlek, och bekvämligheter. Oavsett om du planerar en stor konferens eller ett mindre möte, finns det en plats för dig i denna dynamiska stad.
Konferensupplägg
Det spelar ingen roll om det är en liten konferens eller om det är en stor konferens, det är mycket som klaffa för att konferensen ska bli så bra som möjligt. För att vara på den säkra sidan kan det vara bra att anlita en av alla de professionella svenska konferensarrangörer som finns att anlita idag.
Vissa eftersöker en konferens där det mest är stillasittande och tajt schema med seminarier och föreläsningar medan andra mer ser en konferens som ett sätt att bygga ett bra team för att företaget ska kunna prestera så bra som möjligt.
Lokaler för möten
Beroende av vad man önskar få ut av en konferens så kan man välja olika sorters lokaler. Det finns små trevliga lokaler för den lilla gruppen, och det finns stora lokaler för de konferenser som kräver mer utrymme för att kunna inrymma ett större antal deltagare. Man kan välja bland diverse vackra gamla hus och nya moderna lokaler. Allt för att det ska passa just er som bäst. Friibergh Herrgård är en av de konferensanläggningar nära Stockholm som har golf på tapeten. Samarbetet med Bro Hof är någonting som för många innebär fullträff!
Temakonferens
Om man vill att konferensen ska bli lite originell så kan man bestämma ett tema för konferensen där både mat och dryck, lokal, underhållning och aktiviteter följer samma tema. Kanske är det kul med medeltidstema på nästa konferens till exempel, eller varför inte köra på en gammal klassiker och ordna en konferens på ett spahotell eller ett vackert gammalt slott där ni kan bygga upp gruppen genom diverse aktiviteter som faller just er i smaken? Webbsidan konferensplanering.nu har många bra koncept och idéer som kan inkorporeras i diverse möten. Här kan man få inspiration som höjer upplevelsen vid konferenser.
Aktiviteter vid konferens
Det finns vissa aktiviteter som man kan räkna med att alla deltagare kommer att uppskatta så som de aktiviteter som erbjuds på spa då vi alla tycker om en massage eller en stund i en pool lite då och då. Man kan även räkna med att fiske och lite mer ovanliga saker som sälsafari kommer att falla i god jord.
Gör din konferens effektivare
Innan man bokar konferens så är det smart att göra en ordentlig behovsanalys så att man har den som utgångspunkt i sitt arbete. Planeringen av konferensen bör sedan utgå från konferensens syfte och mål. Att göra avstickare från detta är bara att slösa dyrbar tid. Det bästa är att se till att man så att säga ”bakar” in allt det som behövs för konferensen i ett. På detta sätt kan man se till att sådana saker som aktiviteter och middagar även de är med i själva arbetet som det är tänkt att ni ska utföra under konferensen.
Det finns små tips man kan ta del av gällande hur man ska få konferensen att vara hela vägen utan att deltagarna blir trötta eller förlorar fokus. Att välja rätt miljö för rätt evenemang är en sådan sak. Väljer man en plats och lokaler som är allt annat än inspirerande så kan man inte heller förvänta sig att deltagarna ska bli inspirerade. Väljer man en trevlig miljö så kan man garanterat räkna med att man vinner på detta då resultatet kommer att bli bättre.
Olika slags möten
Det finns fortfarande företag och chefer som sysselsätter sig med att hålla gammaldags möten under sådana former så att det enda som sker är att chefen talar och de andra lyssnar. Någon uppföljning sker inte utan det är bara över när chefen säger att det är över. Denna slags möten behöver knappast boka in sig på några konferenser då en konferens i sig själv innebär att fler än en får föra sin talan. Detta kan man främst se i gamla företag där medelåldern är hög och där var person har sin plats.
Bland de yngre företagen och bland de yngre generationerna ser det annorlunda ut. Som med så mycket annat så har det visat sig att det är mycket givande att hålla möten under lite mindre strikta former där dynamiken blir en annan än i konventionella möten.