Modernt är inte alltid bäst och visst kan man vilja förlägga sin konferens till ett gammalt slott eller en anrik herrgård men konferenslokalerna får inte komma från samma århundrade som byggnaden som man vistas i! Detta gäller nästan för samtliga konferenslokaler och idag ska man kunna räkna med modern teknik samt lokaler som har utvecklats för möten som är produktiva och stimulerande.
Modern teknik i en konferenslokal innebär:
- Att man kan justera ljus med hjälp av lampor och gardiner
- Att luften alltid är ren och behaglig
- Att det finns bekväma bord och stolar med inbyggd teknik
- Att det finns högtalarsystem samt enkel mikrofonteknik att tillgå
- Att man har smarta system för föredrag med projektorer som kan kopplas till datorer
- Att man ser och hör bra oavsett var i rummet man sitter
När man hör och ser bra
När man hör och ser bra så hänger man med i det som sägs och man kan engagera sig. I äldre mötelokaler så kan akustiken vara så förskräcklig att många av konferensens deltagare helt mister fokus. Man orkar ju inte sitta och sträcka öronen hur länge som helst så till sist så glider man iväg med tanken ut genom det öppna fönstret, om det finns fönster…
För att man ska höra och se bra så måste rummet ha ljudutrustning då det behövs samt en utformning som gör att man sitter bra. Det kan till exempel vara bra med lokaler där man sitter i en halvcirkel i olika nivåer så att alla ser bra. För mindre konferenser så kan man så klart sitta runt ett helt vanligt bord och höra och se allt som pågår oavsett var man tagit sin plats.
Bekväma stolar och bord
Det är också viktigt att sitta bekvämt. Plastiga stolar är inte populära och blir det så att man blir fler än väntat så bör konferensanläggningen ha gott om extra stolar som är bekväma. Numera så finns det även bord som har all utrusning inbakat i bordet. Det betyder att man lätt kommer åt elektricitet och nätuppkoppling direkt via bordet. Det finns även en fördel med bord som har runda sidor så att ingen behöver sitta och slå i en kant. Detsamma gäller stolsben som bör finnas under bordet och inte vid kanter där man kan bli tokig om man inte lyckas få in stolen på ett bra sätt vid endera sidan av bordsbenet.
Plats för rekreation
Man kan knappast sitta hela dagen i ett och samma rum och därför så bör moderna konferensanläggningar erbjuda andra rum att vistas i under pauser. Det ska gå att kliva ut ur möterrummet för en kortare paus där man möts av en annan miljö med sköna fåtöljer, musik, fika och annat som ger skön avkoppling. När man väl kommer tillbaka så bör konferensrummet vara vädrat på ett enkelt sätt så att man aldrig upplever att man inte orkar på grund av syrebrist.
En fräsch och inspirerande miljö
För att en konferens ska lyckas så måste man hålla den i en fräsch och inspirerande miljö. Hamnar man i ett rum som inte målats om på 10 år med gardiner som inte längre går att flytta på så mår man inte bra. Det här är viktigt att tänka på. Moderna konferensanläggningar ser till att deras möteslokaler uppdateras med nya mattor, gardiner samt med den tekniska utrustning som man behöver för sina möten.
Ytterligare tips för planering och förberedelser inför företagsträffar hittas via denna sida. De många faktorer som väger in i hur väl ett möte faller ut, tas upp på ett tydligt och enkelt sätt. Att hålla möten är vanligt i de flesta företag. Att få effekt är en stor utmaning!