Internet har så många fördelar och idag kan man spara mycket tid på att boka sin konferens direkt online. Istället för att sitta och ringa runt och förlita sig på hörsägen så kan man göra sin egen efterforskning direkt på nätet för att sedan snabbt boka och betala. Det kan vara riktigt kul att lära sig mer om allt från smarta konferenslokaler till speciell underhållning som är som skräddarsydd för den här typen av evenemang. Om man har fått uppgiften att boka konferenseventet så ska man inte spilla tid på vanliga telefonkataloger. På nätet så får man all information som behövs och man kan ordna med ett evenemang som är så proffsigt och speciellt att ingen någonsin kommer att glömma det.
När du surfar ut på nätet så kommer du snabbt att få tillgång till information om:
- Konferenshotell
- Konferensgårdar
- Mat och underhållning för konferensen
- Kostnader för konferenspaket
- Transport och resa till konferenslokaler
- Speciella teman och teambildningsaktiviteter
Allt det som du funderar på inför er konferens diskuteras av proffs och lekmän på nätet. Du behöver bara ta en titt i forum och använda dig av särskilda konferenstjänster för att på så vis finna pärlorna och undvika misstagen som andra har begått. Detta utan att ens lämna din stol på jobbet. Fast gör det, lämna stolen alltså och ta en kopp kaffe innan du läser vidare om hur du kan ordna med konferensevenemanget direkt online.
Boka på nätet
Idag kan man göra allting online men hur fungerar egentligen konferensbokning på webben? Egentligen är det mycket enkelt och det är viktigt att förstå att det som tar mest tid är den egna planeringen och tankar omkring hur man vill utforma sitt konferensevenemang. När man väl har all information klar omkring antal deltagare, när det hela ska gå av stapeln, hur mycket man kan lägga på eventet och annat som rör själva bokningen så kan man se närmre på möjliga lokaler. En snabb sökning online tar en till möjliga alternativ.
För att kunna boka online rent tekniskt så måste konferenslokalen eller hotellet ha en hemsida där man kan göra detta. Det finns också tjänster online där man snabbt får tillgång till flera olika alternativ som man kan jämföra och där man sedan kan lägga in sin bokning. Det hela är mycket likt den process som man använder sig av för att boka flyg och hotell online. I vissa fall så får man all information på nätet men man måste ringa för att boka. Det här kan också anses vara en form av konferensbokning online trots att den innebär att man till sist ringer. Använd Skype så går det hela via nätet!
Finn sann information
Man kan inte helt utan reflektion utgå ifrån att kampanjinnehåll ger hela bilden. Det är givetvis så att man försöker få sina lokaler att se så attraktiva som möjligt ut. Bilderna togs då lokalerna just hade renoverats så om gardiner och tapeter numera är lagom solkiga så får man inte veta detta förrän man kommer fram. För att undvika ett fiasko så måste man lära sig hur man får fram sann information online. Det här kan man göra genom att ta reda på vad andra som bott på hotellet säger om det.
Kom ihåg att konferenshotell även är vanliga hotell. Det går ju lika bra att läsa vad vanliga gäster hade att säga om rum, restaurang, spa och så vidare. Man måste inte söka efter kommentarer från konferensgäster för att få veta mer om en viss herrgård. Detta gäller dock om man vill boka renodlade konferenslokaler där det inte finns någon övernattning och det kan ibland vara svårt att klara av utan att kontakta ansvariga för lokalerna och be om referenser. Sann information är viktig för att bokningen ska bli lyckad så var källkritisk då du läser på online. I Sverige är det dock ganska enkelt att hitta en bra konferensanläggning. Både inom landet och internationellt har Svenska konferenshotell gott rykte! En av de webbplatser som tar upp nyheter inom konferensbranschen, är konferensnyheter.nu som under en tid bevakat hela konferensnäringen! Ett bra ställe för information om möten och konferensresor!
Filmer och bilder
Filmer och bilder är viktiga då man ska boka sin konferens på webben. Numera så kan man finna en hel del material på YouTube för olika konferenshotell och andra lokaler. Dels så lägger de själva ut sin information som en form av reklam och dels så kan det finnas filmklipp från evenemang som hållits i samma lokaler. Det här är den bästa källan eftersom privata filmklipp och bilder inte har redigerats och snyggats till. Här får du den nakna sanningen om lokalerna och deras personal och service.
Via bilder så får du en bra känsla för lokalerna och det är viktigt. På så vis så är du bättre förberedd på vad som väntar och det blir enklare att boka utan att först besöka platsen. Tillsammans med fina recensioner så är bilder och film det som gör att det blir så enkelt att lita på att man finner rätt konferenslokaler på nätet. Om du är intresserad av lokaler som inte presenteras med bilder online så kan du alltid be om att få detta via email innan du lägger in din bokning.
Preliminära bokningar
Det vanligaste är att man gör en så kallad preliminär bokning. Det här är en bokning som förvarnar hotellet eller konferensvärden om att ni vill ha tillgång till deras service under en viss tidsperiod. Många gånger så är bokningarna som man kan göra på webben preliminära utan att detta anges. Det här betyder att du kanske får uppfattningen av att du är klar med din bokning medan värden väntar på din bekräftelse och en betalning för att det hela ska vara klart. Om du är osäker på vad som gäller vid din bokning online så ska du ringa och kolla detta för att inte riskera att missa bokningen helt och hållet.
Som regel så måste man göra någon form av förskottsbetalning för att en bokning ska bli klar. Konferenshotell kan inte ta hur stora risker som helst och boka upp sina lokaler för att sedan stå utan gäster en vecka innan evenemanget. Det här kan man givetvis förstå. Din preliminära bokning måste inte vara exakt men när du slutför bokningen så ska du ange exakt antal deltagare och du får antagligen även betala för detta så var noga med att veta precis hur många ni blir och under vilka datum ni behöver lokalerna så att du slipper oförutsedda utgifter på grund av ändringar i sista minuten.
Ge din syn på saken
Tänk på att du kan hjälpa många andra som vill boka en konferens online. Om du har använt dig av en viss konferenslokal eller ett visst hotell så kan du uttrycka din åsikt om detta i forum online. Konferenstjänster har ofta plats för snack och åsikter och här kan du lägga in några ord om er upplevelse av konferensen. Det här är en mycket stor hjälp inte bara för de som ska boka egna event utan även för själva konferenshotellen. De kan nämligen ta till sig av ris och ros och jobba med att förbättra sin service tack vare dessa kommentarer. Tänk dock på att säga saker på ett nyanserat sätt. Om en viss receptionist inte var trevlig så kan man ju inte rata hela hotellet för detta.
Den som läser recensioner av konferenshotell online måste också tänka på varför en person uttrycker en viss åsikt. Om det bara är ros eller tvärtom så kan man ju bli misstänksam. Det vanligaste är en nyanserad bild där olika bitar var olika bra. Den här typen av information gör att man snabbt kan se om det som är viktigt för det egna evenemanget finns på plats eller inte. Om du ska uttrycka din åsikt online så är det alltid bäst om du anger vem du är och vilken typ av konferens som hölls. Det gör att folk kan ta dig och dina ord på allvar.
Konferenstjänster online
För att få förslag, och för att kunna jämföra priser, så kan man använda sig av konferenstjänster online. Det här är portaler och hemsidor som är objektiva och som presenterar olika alternativ som passar olika behov och budget. När man drar nytta av den här typen av tjänst så behöver man inte betala mer för det. Istället så kan man få speciella erbjudanden som bara ges till de som använder sig av tjänsten. Det kan handla om bättre priser för konferenspaket och speciella evenemang som är precis det som man behöver för sitt event. Dessutom så får man ju en massa smarta tips som gör det enklare att boka direkt online och det särskilt när man inte kan så mycket om att planera konferenser.
Betala på nätet
För att betala på nätet så ska du erbjudas säkra betalningsmetoder. Det bör finnas formulär som du kan lita på och om du föredrar att göra betalningen på annat sätt så ska det också gå bra. Det kan dock vara så att rabatter och kampanjer är förenade med en viss typ av betalning direkt online. I detta fall så kan man inte ringa konferenshotellet och be om samma rabatt fast med annan typ av betalning. När det handlar om svenska tjänster så är det nästan alltid säkert att betala direkt online, faktiskt mycket säkrare än att till exempel uppge sin kontokort-information över telefon.